trombone.jpgIl vous est certainement arrivé de ne pouvoir ouvrir une pièce jointe à un email. Si nous éliminons le cas d’un fichier corrompu, puisque Windows se base sur l’extension du nom de fichier (c’est à dire ce qui figure à la fin du nom, après le point, comme : doc, jpg, pps, pdf…), il y a donc deux raisons possibles :

  1. Vous ne disposez pas du programme nécessaire
    C’est le pire des cas… Faites une recherche sur internet pour savoir quel programme utiliser pour ouvrir un fichier ayant ce type d’extension ; à vous de voir ensuite si vous pouvez installer ce logiciel, ou alors demandez à l’émetteur du message de vous renvoyer le fichier enregistré sous un autre format…
  2. Le nom de la pièce jointe ne comporte pas d’extension
    Cela ne devrait jamais se produire, mais c’est pourtant assez fréquent, surtout si l’expéditeur est équipé d’un Mac, qui gère les fichiers d’une manière différente. Vous pouvez toujours tenter d’enregistrer le fichier, puis de le renommer, en essayant tour à tour les extensions les plus connues, ou même l’ouvrir dans le bloc-notes de Windows (Notepad) pour essayer de détecter le type d’extension mentionné dans l’en-tête.

Le cas des documents enregistrés sous Open Office

trombone.jpgNotre ami Philippe, participant de l’atelier, nous soumet le cas suivant : Mes correspondants me disent qu’ils ne peuvent pas lire la carte que j’ai faite avec Open Office, parce qu’elle est en .odt

En effet, le standard des documents textes est solidement établi autour de 4 programmes : Word (extension .doc), Wordpad (.rtf), Notepad (.txt) et Adobe (.pdf). Ces 4 formats sont en général lisibles sur tous les ordinateurs sous Windows. Par contre, le format odt de Open Office Writer n’est pas encore reconnu dans tous les foyers, cela viendra..

Plusieurs solutions à cette petite difficulté, je vous les donne par ordre de préférence :

  • Après avoir conçu et enregistré votre document dans le traitement de texte Open Office Writer, ce logiciel permet de l’exporter au format pdf (la commande se trouve simplement dans le menu Fichier). Ce format présente l’avantage de restituer votre document exactement de la même façon sur n’importe quelle plateforme (Windows, Mac, Linux…), même pour des mises-en-page sophistiquées et même si votre correspondant ne dispose pas d’Open Office.
  • Votre correspondant peut convertir lui-même toutes sortes de formats de fichiers sur internet : il lui suffit de se rendre sur Conv2Pdf.com et de télécharger le fichier récalcitrant pour le récupérer en PDF. Une mine d’or cette adresse, puisqu’elle accepte toutes sortes d’extensions, dont bien sûr odt.
  • Votre correspondant devrait installer Open Office, c’est gratuit et au moins Open Office sait lire et écrire les documents doc, sans rien avoir à installer. Un bon point pour la compatibilité.
  • Si votre correspondant dispose de Word sur son ordi, il existe maintenant un plugin Open XML Translator (une extension de programme) à installer pour pouvoir ouvrir les fichiers odt dans Word
  • En dernier ressort, vous pouvez grâce à Open Office, enregistrer votre document sous une autre extension : dans le menu Fichier, figure la commande Enregistrer sous…, qui permet de convertir votre fichier dans de nombreux formats ; en choisissant dans la zone Type (sous le nom de fichier) : Microsoft Word 97/2000/XP, vous serez certains de la portabilité de votre document. Avec un gros inconvénient tout de même : si votre document utilise des polices de caractères sortant de l’ordinaire (autres que Arial, Times New Roman, Verdana…), rien ne garantit le bon affichage à l’arrivée chez le destinataire s’il ne dispose pas des mêmes polices. Du coup, des décalages de mise-en-page seront probables et nuiront à la qualité du document transmis. Le problème est identique d’ailleurs avec n’importe quel traitement de textes… dont Open Office ! Méthode à utiliser donc avec précaution, pensez-y avant de transmettre des documents, rien ne vaut le pdf pour une parfaite compatibilité.

Le cas des documents Works

trombone.jpgSi vous avez reçu un fichier wps en pièce jointe et que vous ne possédez pas le logiciel d’origine (Works), voici quelques solutions simples pour vous tirer d’affaire de ce cul de sac de Works :

  • Installer la visionneuse Word/Works de Microsoft (gratuite), qui vous permettra de visualiser les documents Works et Word, mais sans pouvoir les modifier.
  • Même solution que précédemment, utiliser le site Conv2Pdf.com, pour convertir du wps en pdf.
  • Si vous possédez le logiciel Word, il peut ouvrir en principe les wps, mais tout dépend de la version ; on trouve à télécharger chez Microsoft un filtre pour ouvrir toutes les versions de wps
  • J’ai cherché un bon moment un moyen d’ouvrir du wps dans Open Office ; à priori, rien n’est prévu, sauf dans la version Open Office Novell ; je n’ai pas creusé plus.

A signaler qu’une version gratuite de Works version 9 devrait être distribuée prochainement par Microsoft, au prix de l’affichage de quelques publicités dans le programme. Une solution loin de concurrencer Open Office :)

Le cas des fichiers XML de la suite Microsoft Office 2007

trombone.jpgA l’occasion de la sortie de la version 2007 de sa suite bureautique, Microsoft a changé complètement le format d’enregistrement des fichiers.

  • Si vous possédez une version antérieure de Word (2000, XP ou 2003), il suffit d’installer le Pack de Compatibilité Microsoft permettant de lire les fichiers XML (comme les fichiers docx de Word 2007 au format ouvert). A noter que ce pack est également compatible avec toutes les versions de la visionneuse Microsoft, citée ci-dessus.
  • Si vous utilisez Open Office, c’est plus compliqué d’ouvrir des fichiers docx, xlsx, pptx… ; il existe bien une extension ODF Converter chez Novell (la oxt pour Windows), mais qui ne semble fonctionner qu’avec la version Novell d’Open Office ; ayant malgré tout essayé de l’installer par le menu Outils/Gestionnaire des extensions, j’ai obtenu des messages d’erreurs sur les types de médias… Si quelqu’un avait plus d’infos…
  • Sinon, il reste aussi la solution du convertisseur en ligne Conv2Pdf.com pour transformer des fichiers Office 2007 en pdf.

Pour conclure

  • En résumé, en matière de pièces jointes tout est affaire de format. On ne convertit pas un fichier simplement en le renommant et en changeant son extension. Il faut obligatoirement utiliser la commande enregistrer sous… pour changer le type ou utiliser un convertisseur.
  • Seul le format pdf vous garantira un affichage identique sur l’ordinateur de votre correspondant. Il existe maintenant des logiciels gratuits pour modifier les pdf, Open Office n’étant en mesure que de les créer, mais pas de modifier un pdf existant.

J’espère vous avoir éclairé un peu sur le sujet, je compte y revenir lors d’un prochain cours, vous me direz…